El Correo Electrónico Institucional es proporcionado por la Administración Municipal de Yarumal con el objeto de apoyar las funciones de comunicación de la entidad territorial. A través del correo institucional se otorgan cuentas de correo electrónico con el dominio Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. La creación de las cuentas está condicionada a la autorización de la oficina de sistemas y según disponibilidad para la entidad. El uso del Servicio de Correo Electrónico Institucional implica la aceptación de estas condiciones y políticas de uso. Le recomendamos que las lea detenidamente. El usuario, al hacer uso del servicio de correo electrónico institucional, acepta las presentes condiciones de uso.
El correo institucional es uno de los principales medios de comunicación de la Alcaldía de Yarumal. Su uso es indispensable para lograr una comunicación efectiva entre los diferentes integrantes de la administración municipal y su relación con el ciudadano, las entidades, las organizaciones y las empresas.
Los términos de uso que se describen a continuación constituyen el acuerdo entre la Alcaldía de Yarumal y cualquier usuario del correo electrónico, por lo tanto, es responsabilidad del usuario leerlos previo al uso del correo, de tal manera que conozca y acepte plenamente las condiciones de uso.
CAMPO DE APLICACIÓN
Las acciones o recomendaciones plasmadas en este documento están dirigidas a todo el personal de las dependencias, direcciones, sedes o instituciones de la Alcaldía de Yarumal, además deberán ser acatadas por todas aquellas personas que en el ejercicio de sus labores hagan uso de los servicios y recursos de Tecnología de Información y Comunicación de la Institución en forma directa (empleados).
SERVICIOS BRINDADOS
• Capacidad de almacenamiento de 30 GB.
• Direcciones de correo personalizadas con el nombre de dominio de la entidad/Institución acorde con el estándar definido por la Dirección de Gobierno Digital. Ejemplo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Acceso a cuentas de correo y herramientas de colaboración desde cualquier dispositivo con acceso a Internet a través de una plataforma web mail.
• Acceso a las cuentas correo electrónico desde cualquier programa de correo como Outlook, Thunderbird, Mac Mail o cualquier otro programa que te permita conexión POP/IMAP.
• Interfaz amigable, intuitiva, funcional y usable que permite el ingreso de los funcionarios de las diferentes entidades de forma ágil.
• Funciones de protección que garantizan seguridad de los datos en transporte como en almacenamiento de información de cada buzón.
• Control de acceso a la información para el ingreso de los usuarios y sus derechos de acceso individualmente.
• Enviar y recibir correo electrónico. Destinatario (Para, Copia y Copia Oculta), asunto, mensaje (puede ser texto o incluir formato) y contar con las siguientes opciones: Responder, Reenviar (o remitir), Marcar como correo no deseado (spam), Archivar, Borrar y Mover a carpeta o Añadir etiquetas.
• Adjuntar archivos de imágenes y documentos con una capacidad máxima de 10MB.
• Realizar búsquedas globales y/o organizadas por palabras en el cuerpo del mensaje, asunto o archivo adjunto.
• Crear carpetas para clasificar los correos electrónicos al interior del buzón.
• Crear filtros de correo para organizar la información.
• Crear y consultar las agendas de invitados y reuniones de forma automatizada y en tiempo real para fijar el mejor tiempo para realizar la convocatoria (encontrar espacio libre para los invitados).
• Aumentar la productividad y/o realización de trabajos colaborativos haciendo uso de procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones de power point y documentos en línea.
USUARIOS Y CUSTODIA DE CLAVES DE CORREO
Las cuentas de correo electrónico son asignadas a los responsables de cada una de las cuentas de correo, por tal motivo serán ellos quienes deberán garantizar la custodia de las claves de acceso de las cuentas de correo electrónico y serán responsables de su uso. Es importante aclarar que, en el caso de cambio de funcionario, inmediatamente se procederá al cambio de las credenciales de acceso.
PROHIBICIONES DE USO DEL CORREO INSTITUCIONAL
Se prohíbe expresamente usar el correo institucional para los siguientes propósitos:
• Se prohíbe a los usuarios borrar los correos enviados y recibidos, salvo cuando se cuente con una copia de seguridad de la correspondencia considerada importante.
• Enviar mensajes cuyos contenidos sean contrarios a las disposiciones del orden público, la moral, las buenas costumbres nacionales e internacionales y los usos y costumbres aplicables en Internet, y el respeto de los derechos fundamentales de las personas.
• Se prohíbe el envío con contenido ilegal por naturaleza (todo el que constituya complicidad con hechos delictivos). Ejemplos: apología del terrorismo, programas piratas, pornografía infantil, amenazas, estafas, virus o código hostil en general.
• Se prohíbe el envío de mensajes masivos que comprometan la reputación u honra de la organización o de alguno de sus miembros.
• Se prohíbe el envío de un alto número de mensajes por segundo que tenga el objetivo de dificultar o paralizar el servicio de correo electrónico ya sea por saturación de las redes, de la capacidad de CPU del servidor u otro.
• Se prohíbe a los usuarios activar opciones en el correo que comprometan o generen para la entidad el pago de una obligación monetaria.
• Toda información o contenido que sea transmitido por las cuentas de correo, son responsabilidad exclusiva del titular de la cuenta, por lo que dichos contenidos no reflejan las preferencias o ideas de la administración municipal de Yarumal.
• Periódicamente el administrador revisará las cuentas de correo que lleven más de 60 días sin ningún acceso. En caso tal, se procederá a enviar una comunicación al representante legal de la entidad sobre las cuentas sin uso, advirtiendo del proceso de eliminación y se darán 30 días adicionales a partir de la fecha de la comunicación para la utilización de las cuentas o la solicitud de no eliminación. Vencidos los 30 días adicionales, se procederá a la eliminación y se entenderá que la entidad ya ha sido comunicada.
• La administración de las cuentas de correo electrónico es exclusiva de la Oficina de Sistemas.
• Se prohíbe a los usuarios y funcionarios de la entidad inscribir en formularios, suscripciones o adquisición de productos o servicios externos las cuentas de correo electrónico institucional, la entidad no asumirá ninguna responsabilidad de este tipo y tampoco está obligada a dar ningún tipo de respuesta a los solicitantes de servicios o suscripciones no autorizadas.
• No está permitido enviar mensajes en cadena, no hace parte de las funciones de la entidad promover acciones de este tipo y se hace un uso ineficiente del recurso.
• Se prohíbe falsificar encabezados de correos electrónicos, utilizar nombres de dominio que sean inválidos o inexistentes, u otras formas engañosas de enviar correo electrónico.
• Se prohíbe personificar o intentar personificar a otra persona a través de la utilización de encabezados falsificados u otra información personal.
• Se prohíbe usar herramientas o aplicaciones informáticas dudosas que clonen o suplanten las cuentas de correo institucional.